1159
Фото: Andrey Popov / Shutterstock.com

Как эффективно организовать свой день: основные правила планирования

Рейтинг: 4.5/5
Основано на 2 оценках пользователей
1245
Затраты времени: 21 день
Стоимость: Индивидуальны
Опубликовано: 08.08.2018 в 09:00
ШАГ 1

Определитесь, сможете ли вы жить по плану

Для того, чтобы достичь желаемого, следует четко осознавать, что ты хочешь и когда. Жизненный план помогает разобраться с мечтами, установить ориентиры. Но чтобы долгосрочные цели все-таки осуществились, сначала следует разобраться с ежедневными делами. Способность эффективно организовать свой день поможет бизнесмену не забыть о важных встречах и мероприятиях. А домохозяйке успеть сделать уборку и сходить за покупками. Школьнику и студенту этот навык освободит время для прогулок, исключая невыполненное домашнее задание. Сложно будет лишь людям с творческой профессией, ведь вдохновение спланировать невозможно.

В любом случае стоит попробовать. Умение планировать заложено почти в каждом, и начать с ежедневного - отличный повод развить этот навык.

ШАГ 2

Выберете способ фиксирования ежедневного плана

Затраты: От 0 до 1 000 рублейНеобходимое время: До 10 минут

Чтобы эффективно организовать предстоящий день, необходимо наглядно его спланировать. Для этого важно определиться с тем, как вы будете фиксировать свой график. Это не обязательно строгая таблица, можно фиксировать схематически и в формате списка. Современные технологии давно предоставляют нам огромное количество альтернатив. В вопросе планирования можно использовать:

  • специальные программы по тайм-менеджменту, электронные таблицы в свободном формате (удобно использовать Google диск, так как информацию можно получить абсолютно с любого носителя (Fantastical 2, Google Календарь, TickTick, Hours)), стандартные заметки в смартфоне;
  • бумажные ежедневники, блокноты и планеры.

Плюсом первых методов будет мобильность и надежность. Последний же подойдет тем, кто не привык доверять электронным носителям и предпочитает классический метод.

ШАГ 3

Создайте список задач

Необходимое время: 10 минут

Подумайте, что вам обязательно предстоит выполнить на следующий день. Оценивайте свои способности и реальное время. Не надо перегружать себя, день не резиновый, и в погоне за количеством возможен ущерб качеству. Также не рекомендуется наполнять день только важными делами или же, наоборот, только мелкими. Вы либо устанете от ответственности, либо от суеты.

Выберете определенное время для расстановки задач. Желательно придерживаться его ежедневно. Возьмите ручку и блокнот (или воспользуйтесь специальными программами, если выбрали электронные носители) и в столбик выпишите все дела, которые необходимо решить в планируемый день. Все, что приходит в голову, даже мелочи. Своеобразный мозговой штурм поможет в дальнейшем структурировать все в график.

Помните, речь идет не только о рабочем дне. Следует включить в список дела из всех сфер. Отдых (развлекательные мероприятия, релаксация), хобби, здоровье (посещение медицинских учреждений, спорт), социальность (встреча с друзьями, времяпрепровождение с семьей), дом (уборка, приготовление пищи, поход в магазины), саморазвитие (чтение книг, обучение).

Будьте конкретнее. Если в списке дел «поход в продуктовый магазин», сразу приложите список покупок. Если планируете организовать ужин с друзьями, готовьте список, кому позвонить.

Важно писать реальные выполнимые задачи. Несколько пунктов из каждой сферы вполне достаточно, чтобы гармонично и последовательно решать все возникающие вопросы. Крупные задачи разбивайте на более мелкие и записывайте в ежедневник частями. Например, ту же встречу с друзьями разбейте на:

  • составить список друзей;
  • обзвонить приглашенных;
  • сходить в продуктовый магазин (+список продуктов);
  • выбрать досуг и т.д.
ШАГ 4
Расставляйте приоритеты
Необходимое время: 7-10 минут

У вас есть список задач на планируемый день в виде столбика (шаг 2). Теперь нужно оценить степень важности каждого. Напротив задачи следует проставить обозначения в любой удобной для вас форме.

Вариаций много, рассмотрим основные:

1. Оценка. Это может быть оценка от 1 до 3, где 1 - важные и срочные (поход к врачу, рабочие вопросы, мероприятия); 2 - важные и несрочные (текущие задачи на работе, не требующие дедлайнов, поход в магазин); 3 - неважные несрочные («пожиратели времени»: соцсети, просмотр сериалов).

2. Буквенные обозначения. A - важные и срочные дела. B - важные несрочные. C - срочные необязательные (навязанная встреча). D - несрочные неважные. Это касается не только работы. В каждой сфере есть более/менее насущные вопросы.

Необязательно придерживаться данной системы оценки, Вы можете придумать свою.

ШАГ 5
Установите ограничения по времени
Необходимое время: 10 минут

Создайте каркас вашего дня. В планере (либо блокноте, программе) расставьте те задачи, которые привязаны ко времени. Это могут быть совещания и мероприятия, встречи, посещения специалистов. Так будет составлена основа. Очень важно при планировании рассчитывать время, так как мы часто забываем о нем в дороге, которое не закладывается, но расходуется.

После этого, заполните свободное время остальными задачами. В первую половину дня целесообразно поместить наиболее значимые. Утром Вы максимально продуктивны и справитесь с ними гораздо быстрее и качественнее. Мелкими задачами старайтесь заполнять пространство между более крупными. Так Вы отвлечетесь и смените фокус. Смена деятельности избавит от монотонности.

На вечер оставьте несрочные дела, так как в течение дня вы можете устать. В таком случае целесообразно будет потратить время на отдых чуть больше запланированного, чтобы быть эффективным на следующий день.

Важно: помните о принципе 80/20, где 80 процентов приложенных усилий обернутся 20 процентами результативности, а оставшиеся 20 процентов приложенных усилий обернутся 80 процентами результативности.

ШАГ 6
Анализируйте и контролируйте
Необходимое время: 15 минут

В течение дня старайтесь придерживаться намеченных целей. Постоянно сверяйтесь с планом. Все внезапно возникающие дела фиксируйте. Но старайтесь не уделять время ненужным и тем, которые можно без ущерба перенести. Для вас важно научиться придерживаться составленного расписания. Вычеркивайте то, что уже выполнили. Неважно, какими маркерами вы будете отмечать. Важно видеть, как к вечеру список уменьшается.

В конце дня обязательно оцените его эффективность. Опираясь на план, ответьте на следующие вопросы:

  • процент выполнения поставленных задач;
  • на сколько вам было комфортно в данном графике;
  • какова была ваша эффективность;
  • как часто отвлекались от дел;
  • как этого можно избежать.

Не расстраивайтесь, если что-то не успели. Скорее всего, дело в «пожирателях времени». Достаточно фиксировать каждое действие. Тогда при анализе сразу будет понятно, что 5-минутные разговоры перерастают в 30-40 минут. А соцсети при просмотре ненужных сайтов отнимают несколько часов.

К наиболее распространенным неважным и ненужным делам относятся:

  • дорога (пробки отнимают время, но можно использовать их продуктивно. Попробуйте слушать аудиокниги, заняться мозговым штурмом, закрыть вопрос телефонных звонков (если транспорт позволяет). Или используйте это время для релаксации (расслабляющая музыка, аутотренинг);
  • СМИ (даже если вы смотрите обучающие передачи, старайтесь делать это в записи в Интернете. Так Вы не будете привязаны ко времени и тратить время на рекламу);
  • компьютерные игры (вычеркнуть или жестко лимитировать по времени);
  • социальные сети (часто используются по работе. Если же нет — ограничивать);
  • веб-серфинг (как только заметите, что время, проведенное на сайте, бесцельно исчезает в слишком большом количестве, ответьте на вопросы: какую проблему я хочу здесь решить / информацию узнать? что случится, если я прямо сейчас покину сайт / форум? почему бы мне это не сделать?);
  • перекуры (самый вредный «пожиратель», который напрямую влияет на ваше здоровье и отнимает огромное количество времени и денег);
  • просмотр почты (если ваша профессиональная деятельность не зависит напрямую от mail-уведомлений, ограничьте это действие. Утром / вечером 15 минут достаточно);
  • телефон (разделяйте звонки по рабочим вопросам и личные. Старайтесь сами звонить друзьям и родственникам. Избегайте разговоров от ненужных людей).

Несколько дней анализа и вы выделите те занятия, которые смело можно вычеркнуть. Некоторые надлежат полному уничтожению (например, курение), некоторые ограничению (например, просмотр почты). Справившись с ними и выделив приоритеты, свободного времени окажется больше, чем думаете. А количество дел, которые не успели за день, существенно уменьшится.

ШАГ 7
Продержитесь 21 день

Одно из распространённых мнений в области психологии и саморазвития: «если повторять одно и то же действие на протяжении 21 дня регулярно, то оно откладывается на подсознании и формируется в привычку». Для этого в шаге 2, когда вы будете выполнять действие в одно и то же время регулярно, видеть плоды этого эксперимента, ощущать, как все дела эффективно выполняются ровно в срок, а еще и на себя и семью остается время, организация рабочего дня станет любимым ритуалом перед сном.

Если у вас есть желание, решимость и настойчивость, то успех гарантирован.