494
Фото: Stokkete / Shutterstock.com

Как оформить уход сотрудника в ежегодный отпуск

Рейтинг: Пока нет оценок
3689
Затраты времени: До 5 дней
Опубликовано: 10.01.2018 в 12:00
ШАГ 1

Утвердите график отпусков, ознакомьте сотрудников под роспись

Необходимое время: От 1 дня

Очерёдность предоставления ежегодных отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков (унифицированная форма Т-7), который утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. В документе учитывается мнение сотрудников, но порядок ухода сотрудников работодатель может утвердить самостоятельно. Также следует учитывать категории сотрудников, которые имеют право воспользоваться отпуском в удобное для них время. К ним относятся:

- Работники в возрасте до 18 лет;

- Женщины перед началом отпуска по беременности и родам или непосредственно после него, женщины, непосредственно после окончания отпуска по уходу за ребёнком;

- Мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам;

- Работник, усыновивший ребёнка (детей) в возрасте до трех месяцев;

- Один из родителей (опекунов, попечителей, приёмных родителей), воспитывающий ребёнка-инвалида в возрасте до 18 лет;

- Лица, награждённые знаком « Почётный донор России», «Почётный донор СССР» и другими почётными званиями, утверждёнными федеральным законодательством;

- Работники-совместители;

- Лица, получившие (перенёсшие) лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с воздействием радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС или с работами по ликвидации её последствий, ставшие инвалидами вследствие чернобыльской катастрофы, участвовавшие в ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

- Ветераны боевых действий;

- Супруги военнослужащих;

Работники, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска.

ВАЖНО: С графиком отпусков необходимо под роспись ознакомить всех сотрудников.

ШАГ 2

Уведомьте сотрудника о начале отпуска по графику

Необходимое время: От 1 дня

На основании графика отпусков, сотрудника необходимо письменно уведомить о наступлении отпуска за 2 недели. Унифицированной формы уведомления нет, поэтому оно составляется в произвольной форме.

В форму Т-7 (график отпусков) внесите изменения, дополнив её графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой - указать дату уведомления о начале отпуска.

ШАГ 3

Подготовьте приказ о предоставлении отпуска работника, ознакомьте сотрудника под роспись

Необходимое время: От 1 дня

Издайте приказ о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме Т-6. Также для нескольких сотрудников можно издавать приказ формы Т-6а.

Укажите в шапке приказа наименование юридического лица, присвойте порядковый номер приказа, укажите дату создания документа, табельный номер сотрудника, ФИО, структурное подразделение, должность сотрудника, период работы, за который предоставляется ежегодный отпуск, количество календарных дней в части А, период предоставления отпуска.

В части В продублируйте информацию, подпишите у руководителя организации или у лица, действующего по доверенности. Ознакомьте сотрудника с приказом.

Внесите в журнал учёта приказов на отпуск информацию о приказе. Если Вы работаете в 1С или других популярных программах для ведения кадрового делопроизводства, информация о работодателе, сотруднике, периоде отпуска подгружается автоматически, так же, как и формируется реестр отпусков.

ШАГ 4
Подготовьте записку-расчёт и выплатите отпускные
Необходимое время: От 1 дня

Записка-расчёт необходима для расчёта причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного отпуска, которая оформляется по унифицированной форме №Т-60.

На первом листе указываются номер и дата составления документа, табельный номер, Ф.И.О., должность работника, структурное подразделение, период работы, за который предоставляется отпуск. В разделе «А» указывается количество дней отпуска и даты. Первую страницу подписывает работник кадровой службы. Второй лист содержит расчёт оплаты отпуска, начислений и удержаний, а также общей суммы к выплате. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчётном периоде. Второй лист записки-расчёта подписывается бухгалтером.

Расчёт отпускных следует произвести, согласно алгоритму из кейса «Как самостоятельно рассчитать отпускные».

ВАЖНО! Отпускные необходимо выплатить не позднее, чем за 3 дня до начала.

ШАГ 5
Внесите информацию в личную карточку, табель учёта рабочего времени
Необходимое время: От 1 дня

Информация о ежегодных отпусках вносится в личную карточку сотрудника (унифицированная форма Т-2) в раздел VIII. В соответствующих графах следует указать вид отпуска: ежегодный отпуск, период работы, за который отпуск предоставляется, количество календарных дней отпуска, даты начала и окончания, номер и дату приказа о предоставлении ежегодного отпуска.

Дни ежегодного отпуска в табеле учёта рабочего времени (унифицированная форма Т-12, Т-13) проставляются буквенным кодом ОТ или цифровым 09.