749
Фото: Tashatuvango / Shutterstock.com

Апостиль российских документов: как гарантированно подтвердить законность документа для использования за рубежом

Рейтинг: 4/5
Основано на 1 оценке пользователя
4498
Затраты времени: От 3 до 6 часов чистого времени
Стоимость: От 2 500 до 6 000 рублей
Опубликовано: 09.04.2018 в 15:34
ШАГ 1

Общий обзор: зачем нужен штамп апостиля на документах, выдаваемых российскими органами

Апостиль (APOSTILLE) – это специальный штамп определенного содержания, который проставляется российскими органами на официальных документах, выданных юридическим или физическим лицам, для их легализации за рубежом, в соответствии с формой, предусмотренной Гаагской конвенцией 1961 г. об апостилях.

Как правило, документы, выданные российскими органами и нотариусами, считаются действительными в России и в большинстве стран СНГ. Но для подтверждения юридической силы и официального использования в других зарубежных юрисдикциях необходимо апостилировать документ.

Важно отметить, что уполномоченные органы в России при апостилировании документов проверяют действительность подписи официального лица на документе относительно собственной картотеки подписей (баз данных документов). Таким образом, апостилированию подлежат только оригиналы документов.

В случае если осуществляется апостилирование нотариально заверенной копии документа, выданного российскими органами, апостиль будет свидетельствовать лишь о действительности подписи нотариуса, такие копии могут иметь сомнительный юридический статус за рубежом. Кроме того, нотариально заверенные российским нотариусом копии документов, выданных органами, не относящимися к Российской Федерации, могут быть апостилированы в России только при условии, что оригиналы документов полностью выполнены на русском языке. В отношении документов, составленных иностранными органами не на русском языке, российский нотариус может удостоверить только перевод таких документов на русский язык, который впоследствии сможет быть апостилирован в качестве перевода документа, т. е. апостилем будет подтверждаться действительность перевода на русский язык, а не действительность документа.

Апостилирование российского документа внутри России может осуществляться через агента или напрямую. Комиссия агента обычно составляет 50% и более от установленного размера государственной пошлины за апостилирование документов, поэтому лица, желающие сэкономить на агентах, могут провести процесс апостилирования напрямую, используя информацию, содержащуюся в настоящем кейсе. Самое главное, что для этого нужно физически присутствовать в России и иметь при себе оригинал апостилируемого документа. С другой стороны, в России действуют многие агенты и юридические фирмы, предоставляющие услуги по апостилированию документов. Агенты проведут за вас апостилирование документов, если им будут переданы соответствующие оригиналы. Затем они направят вам как заказчику готовый апостилированный документ по указанному вами адресу, в том числе, сразу за границу. Таким образом, вы сэкономите время на перелетах и нервы. Решать, какой способ удобен, вам.

Общие шаги, которые должны быть осуществлены при апостилировании российского документа, таковы:

1. Выясните, действительно ли вам понадобится проставление апостиля на российском документе.
2. Решите, привлекать ли для апостилирования агента или делать это самостоятельно.
3. Если вы апостилируете документ самостоятельно, выясните, в какой головной уполномоченный орган необходимо подавать заявку на апостилирование.
4. Заберите апостилированный документ по его готовности.

Перейдем к более подробному описанию каждого этапа данного процесса.

ШАГ 2

Выясните, действительно ли вам потребуется апостиль на вашем российском документе

Необходимое время: До 2 часов

Как правило, апостиль не требуется для официального использования российских документов на территории стран СНГ, включая Грузию, Туркменистан и Украину, поскольку эти государства подписали Минскую конвенцию 1993 года об отказе от использования апостилей при взаимном признании официальных документов.

Органы власти в остальных государствах, которые подписали Гаагскую конвенцию 1961 года об апостилях, могут настаивать на использовании апостилей при рассмотрении документов, выданных российскими органами. При этом некоторые государства, заключившие договоры с Россией о взаимной правовой помощи в супружеских, семейных и уголовных делах, могут более мягко относиться к отсутствию апостилей на российских документах или вовсе отказаться от требования к наличию апостиля. Например, к таким государствам относятся все три страны Балтии (Эстония, Латвия, Литва), Финляндия, Чешская Республика и Словакия, Польша, Венгрия, Болгария, Македония, Албания и некоторые государства бывшей Югославии, а также Алжир, Тунис, Куба, Панама и Монголия. Таким образом, когда вы планируете использовать документ, оформленный в России (или его нотариально заверенную копию), в этих государствах, запросите заинтересованный местный орган власти о требованиях к апостилю – так вы сможете сэкономить на деньгах и времени, но если вам необходима гарантия в том, что документ примут, лучше проставить апостиль на российском документе.

Наконец, существует список примерно из 30 государств, за исключением Канады, Китая и Чили, которые не являются сторонами Гаагской конвенции 1961 года об апостилях, поэтому органы власти в таких государствах не признают апостилированные российские документы и потребуют проведения полного процесса так называемой консульской легализации документов. По сравнению с апостилированием это более сложный процесс, при котором требующийся российский документ проходит через трехэтапный процесс легализации в России (с участием как Министерства юстиции РФ, так и органов МИДа России) плюс дополнительно проходит через проверки в консульстве страны назначения документа.

Разумеется, не все документы требуют апостилирования или легализации для признания их действительности за рубежом.

В первую очередь речь идет о международных проездных документах, таких как загранпаспорта, водительские права. К этим документам никогда не предъявляются требования апостиля. Аналогичным образом дело обстоит и в отношении таможенных деклараций и некоторых личных документов, например, оригиналы внутренних паспортов, трудовые книжки, пенсионные книжки, медицинские справки, некоторые коммерческие контракты и т. д.

С другой стороны, личные документы об образовании, такие как дипломы, сертификаты, квалификационные аттестаты, документы статуса гражданского состояния: свидетельства о браке и разводе, а также свидетельства о рождении, справки МВД об отсутствии судимости, нотариальные согласия, заявления или доверенности, решения судов и т. д., обычно подпадают под требования об апостилировании, равно как и свидетельства о регистрации, уставы и лицензии юридических лиц (и все нотариально заверенные копии перечисленных документов).

ВАЖНО! Вам изначально следует знать, с каким именно документом вы имеете дело и предъявляются ли к нему требования апостилирования. Лучшим источником узнать это – запрос в иностранное учреждение, для которого подготавливаются планируемые документы.

ШАГ 3

Решите, привлекать ли агента или проводить апостилирование самостоятельно

Необходимое время: До получаса

Бюрократические процедуры проставления апостиля не настолько сложны, чтобы не справиться с ними самостоятельно. Обычно процессы апостилирования хорошо регламентированы, не коррумпированы, и предельные сроки проставления апостилей пунктуально соблюдаются государственными органами, поэтому не имеет смысла привлекать агентов, особенно, когда речь идет о документах гражданского состояния или нотариальных документах современной эпохи.

Проведение процесса апостилирования самостоятельно в качестве физического или юридического лица будет включать:

1. Определение того, какой российский государственный орган апостилирования использовать для проведения апостилирования вашего документа.

2. Оплата соответствующей государственной пошлины за апостилирование.

3. Предоставление документа на апостилирование в соответствующий орган апостилирования.

4. Получение апостилированного документа.

Независимо от конкретного органа, проводящего апостилирование, сама процедура апостилирования является довольно однородной и позволяет провести сделанные в данном кейсе обобщения.

Но если вы плохо знаете русский язык, физически не присутствуете в стране и т. д., то найти агента, через которого возможно провести апостилирование документа, будет наилучшей стратегией. Агенты обычно взимают комиссию за каждый апостилируемый документ в пределах 1 000 - 3 000 рублей сверх того, что вам пришлось бы оплатить в рамках государственной пошлины. Поэтому их услуги не являются чрезмерно дорогими, и большинство авторитетных агентов по апостилированию в России имеют возможность работы в режиме онлайн. Все, что вам нужно сделать, – это переслать (или передать) выбранному агенту документ под апостилирование, заполнить заявку на сайте (или в офисе) агента и оплатить его услуги (в режиме онлайн или иным согласованным способом). Агенты позаботятся обо всем остальном и в установленные сроки вернут/отправят ваш документ в уже апостилированном виде.

Обычное время проставления апостиля на документе составляет не более одной недели в большинстве органов апостилирования (кроме Министерства образования и Архивной службы, где это может занять гораздо больше времени). Агенты по апостилированию не могут сократить сроки по своим контактам внутри органов и часто предлагают несколько более длительный график проставления апостилей. Поэтому экономии времени при привлечении агентов к процессу апостилирования не будет существенным, если и будет существовать вообще.

Теперь мы перейдем к описанию того, как осуществить процесс апостилирования самостоятельно в качестве физического лица, апостилирующего личные документы. Но этот процесс не будет сильно отличаться и для представителей юридических лиц за исключением того, что им необходимо будет предоставить соответствующие представительские документы, например в форме доверенности.

ШАГ 4
Определите, в какой российский государственный орган и его соответствующее территориальное подразделение надо обратиться для апостилирования документа
Необходимое время: До 1 часа

Российские государственные органы, проводящие апостилирование (далее – апостилирующие органы), будут различными для различных видов документов. В основном следующие апостилирующие органы занимаются проведением апостилирования следующих видов документов:

1. Для документов гражданского состояния, выдаваемых ЗАГСами, включая свидетельства о браке, разводе и большинство свидетельств о рождении современного периода: региональный орган управления ЗАГС. Соблюдается принцип территориальности, т. е. у каждого субъекта Российской Федерации есть свое собственное головное подразделение ЗАГСа, отвечающее за проставление апостилей, которое не принимает документы гражданского состояния, выданные в других регионах России. Для города Москвы соответствующий орган ЗАГСа находится в настоящее время вблизи метро «Тургеневская» по адресу: Малый Харитоньевский пер., д. 10, стр. 1 (ссылка). Этот орган также занимается апостилированием документов гражданского состояния, выданных после 1979 года консульскими учреждениями и военными гарнизонами СССР / Российской Федерации, расположенными за рубежом.

2. Для документов, выдаваемых российскими нотариусами (заявления, согласия, доверенности, а также любые нотариально заверенные копии оригиналов документов или их заверенные нотариусом переводы), проставлением апостилей на таких документах обычно занимается региональное управление Министерства юстиции. Аналогичным образом соблюдается принцип территориальности. Главные управления Минюста Москвы и Московской области, занимающиеся проставлением апостилей, в настоящее время находятся в одном и том же здании Главного управления Министерства юстиции по Москве, расположенном по адресу: ул. Кржижановского, д. 13, корп. 1, возле метро «Профсоюзная»).

3. Для официальных документов об образовании (аттестатов, дипломов, квалификационных сертификатов, выданных в России, в том числе, до 1991 года) отвечающим за апостилирование органом является региональный департамент Министерства образования. В случае Москвы это Департамент образования гор. Москвы. Территориальный принцип редко применяется (т. е. заявитель на апостилирование может обратиться в любое региональное отделение Министерства образования), но процесс апостилирования более длителен и может занять до двух месяцев.

4. Для архивных документов (т. е. обычно выписки из архивов о документах исторического периода, например, до Великой Отечественной войны) апостилирование проводит отдел документально-справочной работы Росархива.

5. Для справок МВД об отсутствии судимости апостилированием занимается Главная информационно-аналитическая служба МВД и ее региональные отделения (ГИАЦ МВД России).

Примечание. Независимо от содержания оригинала документа, если апостилированию подлежит его нотариально заверенная копия или нотариально заверенный перевод, апостилирующим органом будет являться соответствующее региональное управление Министерства юстиции, на которое возложены функции апостилирования документов, оформляемых нотариусами соответствующего региона. Поэтому если оригинал документа должен быть апостилирован вместе с его нотариально заверенной копией (или переводом), то проводящие апостилирование органы при этом могут быть разными.

Некоторые апостилирующие органы предлагают услугу записи на прием для апостилирования документов с помощью электронного портала российских госуслуг. Портал содержит справочные данные и заявления на проведение апостилирования документов и также позволяет осуществить оплату государственной пошлины за апостиль в электронном режиме с помощью банковской карты, при этом электронные платежи пошлин иногда предусматривают скидку до 30%. Важно отметить, что онлайн-запись на апостилирование через портал может иметь характер экспериментальной услуги. Поэтому лучше уточнить информацию о приемных днях и реквизитах для уплаты госпошлины, предварительно позвонив или посетив отделение апостилирующего органа.

ВАЖНО! Как и с другими госуслугами и независимо от конкретного апостилирующего органа, оплата пошлины предшествует принятию документа на апостилирование, т. е. государственная пошлина уплачивается авансом.

ШАГ 5
Оплатите соответствующую государственную пошлину за апостилирование
Затраты: 2 500 рублейНеобходимое время: До 1 часа

В настоящее время возможно записаться на прием в соответствующий апостилирующий орган, а также сразу оплатить госпошлину за апостиль в режиме онлайн на портале, который доступен только зарегистрированным пользователям, являющимся гражданами России. В случае использования портала заявителям могут предоставляться скидки по оплате госпошлины.

Тем не менее по-прежнему преобладающей практикой является перевод средств госпошлины на соответствующий казначейский счет апостилирующего органа через Сбербанк, что делается без уплаты банковской комиссии. Сотрудники Сбербанка не консультируют по поводу того, какие реквизиты соответствуют какому апостилирующему органу, поэтому эта информация должна быть у вас под рукой перед посещением филиала Сбербанка. Обычно она предоставляется самим апостилирующим органом, на его информационных стендах или отрывных листках с реквизитами, на официальном сайте государственного органа.

В настоящее время размер госпошлины за апостилирование документа устанавливается в российском законодательстве на уровне 2 500 рублей за каждый апостилируемый документ. Он не зависит от апостилирующего органа или региона.

После уплаты госпошлины за апостиль в Сбербанке его сотрудник распечатает и отдаст вам стандартный платежный чек, который и будет служить документом, подтверждающим оплату госпошлины для апостилирующего органа. Важно знать, что плательщик госпошлины за апостиль, как он указан в чеке Сбербанка (или другого банка), и заявитель, физически подающий документ на апостилирование в апостилирующий орган, должны быть одним и тем же лицом независимо от имени (имен), которое указано на документе, подлежащем апостилированию.

ШАГ 6
Передайте документ на апостилирование в соответствующий апостилирующий орган
Необходимое время: До 2 часов

Документ, подлежащий апостилированию, должен быть лично передан в соответствующее территориальное подразделение апостилирующего органа (выбранное в соответствии с принципами шага 4) и вместе с подтверждением оплаты госпошлины (как это описано в шаге 5). Также заявителем на апостилирование обычно заполняется соответствующая форма заявления (в некоторых апостилирующих органах это сделают за вас сами сотрудники при получении ваших документов). Кроме того, осуществляется проверка вашего удостоверения личности (паспорта) в качестве заявителя, и его копия иногда будет требоваться как приложение к заявлению. Если вы подаете документ на апостилирование по доверенности (которая, как было объяснено, иногда не требуется), оригинал доверенности или ее копия также будут прилагаться к заявлению на апостилирование документа.

Некоторые апостилирующие органы допускают прием документов по почте. При этом получаемое почтовое отправление должно содержать стандартный пакет документов, т. е. оригинал документа, подлежащего апостилированию, заполненное заявление об апостилировании, копию удостоверения личности заявителя, оригинал и/или копию документа об оплате госпошлины.

Заявление на апостилирование обычно запрашивает информацию о заявителе, включая его адрес регистрации и фактического места проживания, контактную информацию, информацию о документе, который должен быть апостилирован, и информацию о стране назначения, в которой предполагается официально использовать документ.

Важно отметить, что невозможно представить документ на апостилирование, не представив при этом подтверждения об оплате госпошлины. Поэтому в случае уплаты госпошлины онлайн на портале госуслуг целесообразно будет предоставить в апостилирующий орган распечатку с подтверждением платежа, сгенерированную порталом после успешного завершения оплаты.

Апостилирующие органы имеют право отказать в принятии документов, на которых подписи и печати уполномоченных лиц являются смазанными или выполнены неразборчивым образом или которые были выданы лицами / сотрудниками / органами, не имеющими официального разрешения на выдачу соответствующих документов согласно существующей или имевшейся исторической практике.

После успешной подачи документа на апостилирование апостилирующий орган обычно выдает расписку в приеме документа, на которой будет указываться дата выдачи апостилированного документа.

ШАГ 7
Получите готовый апостилированный документ
Необходимое время: До 1 часа

Апостилированный документ может быть получен только тем, кто подавал заявление на его апостилирование, либо его представителем, действующим по доверенности. В обоих случаях для получения апостилированного документа должен быть представлен документ, удостоверяющий личность, и расписка в приеме документа.

Важно знать, что апостилированные документы, выданные в России, обычно требуют наличия нотариально заверенного перевода на язык страны использования документа. Соответствующие переводы апостилированных документов могут быть осуществлены как за границей, в стране назначения документа, так и в России. Последний вариант наиболее экономичен для объемных документов. При этом помните, что заверенные переводы русскоязычных документов, подготовленные российскими переводчиками и нотариально заверенные у российских нотариусов, будут считаться действительными только при условии, что они содержат полный перевод проставленного апостиля и, в свою очередь, сами были апостилированы в России (в территориальных управлениях Министерства юстиции).

Апостилирование нотариальных переводов российских документов в пределах России увеличивает затраты на осуществление перевода и несет дополнительные риски, например, в отношении качества и достоверности перевода, поэтому если достижимая с точки зрения затрат экономия от найма российского переводчика в сравнении с привлечением переводчика из страны назначения документа не очень существенна, то имеет смысл перевести документы на язык страны их использования у официальных переводчиков с русского языка, работающих в этой стране.